Regulamin świadczenia usług

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług doradczych, konsultingowych i analitycznych przez AELFRIC EDEN z siedzibą w Warszawie, ul. Marszałkowska 142, 00-061 Warszawa, NIP: 5272891234, REGON: 382456789.

2. Regulamin stanowi integralną część umowy zawieranej pomiędzy AELFRIC EDEN (zwanym dalej „Usługodawcą") a Klientem i obowiązuje od momentu zawarcia umowy.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawa polskiego.

4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich publikacji na stronie internetowej i nie dotyczą umów już zawartych.

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Usługodawca: AELFRIC EDEN – firma świadcząca usługi doradcze
• Klient: osoba fizyczna, przedsiębiorca lub jednostka organizacyjna korzystająca z usług Usługodawcy
• Umowa: umowa o świadczenie usług zawarta między Usługodawcą a Klientem
• Usługi: usługi doradcze, konsultingowe, analityczne i szkoleniowe świadczone przez Usługodawcę
• Projekt: zakres prac określony w umowie lub ofercie
• Materiały poufne: wszelkie informacje biznesowe, techniczne i handlowe Klienta

1. Usługodawca świadczy następujące usługi:

• Doradztwo strategiczne i biznesowe
• Analityka danych i business intelligence
• Optymalizacja procesów biznesowych
• Konsulting w zakresie transformacji cyfrowej
• Szkolenia i warsztaty dla kadry zarządzającej
• Audyty i analizy operacyjne
• Wsparcie w zakresie zgodności z regulacjami (compliance consulting)

2. Szczegółowy zakres usług każdorazowo określa indywidualna umowa lub oferta zaakceptowana przez Klienta.

3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do angażowania podwykonawców w realizację projektów, o czym poinformuje Klienta. Odpowiedzialność za działania podwykonawców ponosi Usługodawca.

1. Proces zawarcia umowy obejmuje następujące etapy:

• Zgłoszenie zapytania przez Klienta (formularz kontaktowy, email, telefon)
• Bezpłatna konsultacja wstępna (online lub stacjonarna)
• Analiza potrzeb i przygotowanie oferty przez Usługodawcę
• Przedstawienie oferty Klientowi wraz z zakresem prac i wyceną
• Akceptacja oferty przez Klienta
• Podpisanie umowy (forma pisemna lub elektroniczna)

2. Umowa zostaje zawarta z chwilą jej podpisania przez obie strony lub z chwilą akceptacji oferty przez Klienta w formie elektronicznej.

3. Klient zobowiązany jest do przedstawienia wszystkich istotnych informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu.

1. Usługodawca oferuje następujące modele rozliczeń:

• Fixed price: stała kwota za realizację projektu
• Time & Materials: rozliczenie według stawki godzinowej
• Retainer: miesięczny abonament za stałą dostępność usług
• Success fee: wynagrodzenie uzależnione od osiągnięcia określonych rezultatów

2. Standardowy harmonogram płatności (model fixed price):

• 30% wartości projektu – zaliczka przy podpisaniu umowy
• 40% wartości projektu – płatność w połowie projektu
• 30% wartości projektu – płatność końcowa po zakończeniu

3. Faktury VAT wystawiane są zgodnie z obowiązującymi przepisami. Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury, chyba że umowa stanowi inaczej.

4. W przypadku opóźnienia w płatności, Usługodawca ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie oraz wstrzymania prac do czasu uregulowania należności.

5. Ceny podane w ofercie obowiązują przez okres 30 dni od daty jej wystawienia, chyba że oferta stanowi inaczej.

1. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych otrzymanych w trakcie współpracy, w tym danych biznesowych, technicznych, strategicznych i finansowych.

2. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje przez okres obowiązywania umowy oraz przez 5 lat po jej zakończeniu.

3. Informacje poufne mogą być ujawnione wyłącznie za pisemną zgodą drugiej strony lub na żądanie uprawnionych organów państwowych.

4. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji:

• Publicznie dostępnych lub powszechnie znanych
• Posiadanych przez stronę przed zawarciem umowy
• Uzyskanych legalnie od osób trzecich
• Opracowanych niezależnie bez wykorzystania informacji poufnych

1. Wszystkie materiały, analizy, raporty i dokumentacja wytworzone przez Usługodawcę w ramach projektu stają się własnością Klienta po pełnej zapłacie wynagrodzenia.

2. Usługodawca zachowuje prawo do wykorzystania ogólnych metodologii, narzędzi, szablonów i know-how wykorzystanych w projekcie w innych projektach.

3. Klient nie może bez zgody Usługodawcy ujawniać osobom trzecim szczegółów metodologii i narzędzi wykorzystanych w projekcie.

4. Usługodawca ma prawo do wykorzystania nazwy Klienta i ogólnych informacji o projekcie (bez ujawniania danych poufnych) w materiałach marketingowych i portfolio, chyba że Klient wyrazi pisemny sprzeciw.

1. Usługodawca odpowiada za szkody wyrządzone Klientowi z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa do wysokości wynagrodzenia za dany projekt.

2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z nieprzestrzegania przez Klienta przedstawionych rekomendacji lub z decyzji biznesowych podejmowanych przez Klienta.

3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w realizacji projektu spowodowane przez Klienta, w szczególności nieprzekazanie wymaganych informacji lub danych.

4. Odpowiedzialność Usługodawcy nie obejmuje szkód pośrednich, utraconych korzyści ani szkód wynikających z działań osób trzecich.

5. Usługodawca posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zgodnie z wymogami prawa dla działalności konsultingowej.

1. Każda zmiana zakresu projektu wymaga formy pisemnej (lub elektronicznej z potwierdzeniem) i akceptacji obu stron.

2. Rozszerzenie zakresu projektu skutkuje odpowiednią zmianą wynagrodzenia i harmonogramu, o czym Usługodawca poinformuje Klienta przed przystąpieniem do dodatkowych prac.

3. W przypadku istotnych zmian w warunkach realizacji projektu lub otoczenia biznesowego Klienta, strony mogą renegocjować warunki umowy.

1. Umowa może zostać rozwiązana:

• Za porozumieniem stron w każdym czasie
• Przez każdą ze stron z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia (dotyczy umów długoterminowych)
• Bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku istotnego naruszenia postanowień umowy przez drugą stronę

2. Za istotne naruszenie umowy uznaje się w szczególności:

• Opóźnienie w płatności przekraczające 30 dni (naruszenie przez Klienta)
• Naruszenie obowiązku poufności
• Zaprzestanie współpracy bez uzasadnionej przyczyny
• Opóźnienie w realizacji przekraczające 60 dni z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy

3. W przypadku rozwiązania umowy Klient zobowiązany jest do zapłaty za dotychczas wykonane prace oraz poniesionych kosztów.

4. Klient ma prawo do odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny (dotyczy konsumentów). Jeżeli realizacja rozpoczęła się na żądanie Klienta przed upływem tego terminu, Klient zobowiązany jest do zapłaty za wykonane usługi.

1. Klient ma prawo do zgłaszania reklamacji dotyczących jakości świadczonych usług w terminie 14 dni od otrzymania końcowego raportu lub zakończenia projektu.

2. Reklamacja powinna zawierać: opis problemu, uzasadnienie, oczekiwania Klienta oraz dokumenty potwierdzające zasadność reklamacji.

3. Reklamacje należy składać na adres email: [email protected]

4. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania.

5. W przypadku uznania reklamacji Usługodawca zobowiązuje się do:

• Nieodpłatnego poprawienia lub uzupełnienia analizy/raportu
• Wykonania dodatkowych prac w uzgodnionym zakresie
• Zwrotu części lub całości wynagrodzenia (w zależności od charakteru reklamacji)

1. Wszelkie spory wynikające z umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz innych właściwych przepisów prawa polskiego.

3. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.

4. Korespondencja między stronami prowadzona jest drogą elektroniczną lub pisemną. Za skuteczne doręczenie uznaje się przesłanie wiadomości na adres email wskazany w umowie.

5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2025 roku.